Datenschutzinformationen für Bewerber*innen

Version 2.0 vom 25.06.2024

1. Allgemeines

Dieser Datenschutzhinweis gibt einen Überblick über die bei Toyota Material Handling Austria GmbH (in weiterer Folge auch TMHAT) verarbeiteten personenbezogenen Daten und die daraus resultierenden Rechte nach den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Datenschutzgesetzes (DSG).
Wir bitten Sie uns keine Informationen zuzusenden, die nach dem Gleichbehandlungsgesetz nicht verwertbar sind. Ebenso verzichten Sie bitte auf Betriebsgeheimnisse Ihrer ehemaligen Arbeitgeber.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenerhebung und -verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:
Toyota Material Handling Austria GmbH
IZ NÖ-Süd Straße 18, Objekt 79, 2351 Laxenburg
Telefon: +43 (0)505 70-0
E-Mail: toyotabt@at.toyota-industries.eu

3. Datenschutzbeauftragter

Für Fragen zum Thema Datenschutz sowie die Geltendmachung Ihrer Rechte erreichen Sie die Datenschutzorganisation der Toyota Material Handling Austria GmbH unter datenschutz@at.toyota-industries.eu oder der oberhalb genannten Geschäftsadresse, Abteilung IS/IT.

4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

4.1. Herkunft

TMHAT verarbeitet personenbezogene Daten, die wir von Bewerber*innen im Rahmen des Bewerbungsprozesses und in weiterer Folge zur Begründung eines Dienstvertrages erhalten. Neben den im Rahmen der Bewerbung zur Verfügung gestellten Daten werden jene Daten verarbeitet, welche TMHAT im Rahmen der persönlichen Gespräche zur Verfügung gestellt werden. Abhängig von der Funktion ziehen wir zur weiteren Vertiefung des Profils und der Passung des*der Kandidat*in ein Messverfahren eines externen Dienstleisters hinzu. Dabei werden Sie vorab informiert und die Resultate transparent mit dem*der jeweiligen Kandidat*in besprochen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Fähigkeiten und Qualifikationen zu bewerten. Dies erfolgt immer in Bezug auf die Stelle, auf welche sich beworben wurde. Zusätzlich ergreifen wir Maßnahmen zu deren Überprüfung (z.B. Überprüfung von Arbeitszeugnissen, Strafregister, Referenzen von Dritten).

4.1.1. Datenkategorien

Wir verarbeiten insbesondere folgende Datenkategorien:

Personalien (z.B. Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit)
Adress- und Kontaktdaten (z.B. physische Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Bilddaten (Bewerbungsfoto)
Daten aus öffentlichen Quellen und Registern (z.B. Strafregister)
Details zur Person und Familie (z.B. Alter, Geschlecht, beruflicher Werdegang, Zivilstand, Hobbies, Name des Partners und der Kinder, Beruf des Partners)
Informationen zu Ausbildungen und beruflichem Hintergrund (z.B. berufliche Qualifikationen, Berufserfahrung, Zeugnisse)
Informationen zur Tätigkeit und Stellung (z.B. Eintrittsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitszeiten, An- und Abwesenheiten)
Informationen zu Mitgliedschaften und Nebentätigkeiten (z.B. Dozententätigkeit)
Informationen über die Gesundheit (z.B. physische Einschränkungen).
Anlagen-Upload für Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.

4.2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO sowie des DSG für folgende Zwecke bzw. auf der Basis folgender Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO):
4.2.1. Zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) im Rahmen der Begründung eines Arbeitsverhältnisses und der Nutzung von Applikationen zur internen und externen Kommunikation (via Audio, Video, Screen Sharing, Chatfunktionen).

4.2.2. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO), insbesondere zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Rahmen von Archivierungspflichten (z.B. Bewerberunterlagen).

4.2.3. Zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für konkret festgelegte Zwecke, insbesondere zur Beurteilung der Geeignetheit von Bewerber*innen (z.B. Persönlichkeitstests) und der Nutzung von Applikationen zur internen und externen Kommunikation (via Audio, Video, Screen Sharing, Chatfunktionen).

4.2.4. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO), soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben. Verarbeitungsvorgänge mit Einwilligung sind beispielsweise die Erstellung eines Bewerberprofils und die Einholung von Referenzen Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns vor dem Inkrafttreten der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung wirkt nur für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. Wir behalten uns vor, personenbezogene Daten, die zu einem der vorstehenden Zwecke erhoben wurden, auch zu den übrigen Zwecken weiter zu verarbeiten, wenn dies mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar oder durch Rechtsvorschrift zugelassen bzw. vorgeschrieben ist (z.B. Meldepflichten).

4.3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsprozesses und Begründung des Arbeitsverhältnisses wird keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt. Ihre Daten werden jedoch teilweise automatisiert verarbeitet mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Im Zusammenhang mit Bewerbungen setzen wir Profiling ein, um die Eignung von Bewerbern hinsichtlich einer Arbeitsstelle zu bewerten (z.B. Bewerberprofil, Bewerber-Assessments, psychologische Eignungstests).

5. Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten jene internen und externen Stellen, die die Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses und zur Erfüllung gesetzlichen Pflichten benötigen. Diese Empfänger*innen können auch Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, die wir zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten. Relevante Empfänger*innen innerhalb von TMHAT können mit der Personaladministration und dem Personalmanagement betraute Stellen (z.B. Linienverantwortliche) sein. Die Linienverantwortlichkeit kann sich auch über mehrere TMH-Einheiten strecken. Sofern eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittstaaten) erfolgt und sofern die Europäische Kommission nicht festgelegt hat, dass ein betreffendes Land ein angemessenes Schutzniveau bietet, wird eine solche Datenübermittlung unter Verwendung geeigneten Garantien (z.B. anerkannte Standarddatenschutzklauseln der EU) durchgeführt, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleisten zu können. In Situationen, welche die Verwendung geeigneter Garantien nicht erlauben, findet eine Datenübermittlung nur statt, sofern dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, dies aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses notwendig ist (z.B. bei strafrechtlichen Sachverhalten) oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten). Über Einzelheiten werden wir Sie gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Auftragsverarbeiter in Drittstaaten werden zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

5.1. Personio als Auftragsverarbeiter

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

6. Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden während des Bewerbungsprozesses verarbeitet. Nach Abschluss Ihres Bewerbungsprozesses werden wir Ihre personenbezogenen Daten weitere sieben Monate speichern, um etwaige Rechtsansprüche abwehren, begründen oder geltend machen zu können. Falls es zu einer Anstellung kommt, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Dienstverhältnisses entsprechend verarbeiten und speichern.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO) und ein Widerspruchsrecht (Art. 20 DSGVO) in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Eine erteilte Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzbehörde. Wir bitten Sie jedoch, sich bei Fragen oder Beschwerden zunächst an uns (siehe Kontaktdaten oben) zu wenden. Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an uns unter den oben angegebenen Kontaktdaten.

8. Schlussbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation zu ändern und auf der Webseite zu publizieren (siehe Aktualisierungsdatum am Anfang der Datenschutzinformation).

Human Resource Payroll Expert (w/m/d) ab sofort in Teilzeit (20 Stunden)

Wir freuen uns auf dich!

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